Po remoncie budynku często zostaje kilka zestawów plików: projekt, uzgodnienia z wykonawcą, protokoły i instrukcje urządzeń. Przechowywanie ich w jednym folderze nie wystarcza, jeśli nie wiadomo, które dokumenty opisują stan wykonany. Administrator potrzebuje informacji przydatnych w eksploatacji, nie tylko materiałów pokazujących zamierzony wygląd.
Oznacz rolę każdego dokumentu
Rozdziel wersje robocze, zatwierdzone ustalenia i dokumenty dotyczące wykonanych prac. Jeśli rysunek był aktualizowany, zachowaj datę oraz opis zmiany. Zakres prowadzenia dokumentacji technicznej nieruchomości warto omówić przy przekazaniu materiałów, aby uniknąć przypadkowego uznania szkicu za aktualną podstawę obsługi.
Instrukcja powinna prowadzić do elementu
Dokument urządzenia trzeba powiązać z jego lokalizacją i oznaczeniem. Ogólna nazwa pliku może być niewystarczająca, gdy budynek ma kilka podobnych instalacji. W spisie przydaje się również informacja o miejscu przechowywania oryginału i osobie przekazującej dokument.
W opisie usług zarządzania nieruchomościami E&M sprawy techniczne występują razem z organizacją dokumentów. Nie oznacza to jednak zastąpienia projektanta czy wykonawcy przez administratora. Wątpliwości dotyczące zgodności dokumentacji z wykonaniem wymagają wyjaśnienia przez odpowiednie osoby.
Lista braków jest częścią przekazania
Jeżeli instrukcja, protokół lub aktualny rysunek nie dotarły, wpisz brak oraz uzgodniony sposób uzupełnienia. Nie oznaczaj teczki jako kompletnej tylko dlatego, że zawiera dużo plików. Sposób uporządkowania materiałów po remoncie można ustalić przez kontakt z zespołem administrującym budynkami. Czytelny spis ułatwia późniejsze odnalezienie informacji bez rekonstruowania historii remontu z wiadomości.